Bonn, den 17. April 2019

Bericht des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat hat im abgelaufenen Geschäftsjahr die ihm nach Gesetz, Verwaltungsvorschriften, Satzung sowie jeweiliger Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben wahrgenommen. Der Aufsichtsrat hat in enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit dem Vorstand diesen beraten und dessen Geschäftsführung überwacht. Er wurde vom Vorstand dazu anhand schriftlicher und mündlicher Berichte zeitnah, umfassend und regelmäßig über die wirtschaftliche Situation der Gesellschaft, Fragen der Strategie und Planung sowie die beabsichtigte Geschäftspolitik, der Risikolage, des Risikomanagements, des internen Kontrollsystems und der Compliance sowie wichtige Personalfragen, informiert. Darüber hinaus führten der Aufsichtsratsvorsitzende und der Vorstand regelmäßige Informations- und Beratungsgespräche. Alle zur Beurteilung dieser Themen erforderlichen Auskünfte wurden vom Vorstand umfassend erteilt und zugehörige Unterlagen vorgelegt. Berichte und Anlagen wurden vom Aufsichtsrat umfassend geprüft und erörtert. Der Aufsichtsrat war damit in alle wesentlichen Entscheidungen für die Gesellschaft eingebunden. Er hatte zu keinem Zeitpunkt Anlass, die Leitung der Geschäfte durch den Vorstand zu beanstanden.

Der Aufsichtsrat hat sich im Geschäftsjahr 2018 eingehend mit der Lage und Entwicklung der Gesellschaft sowie deren strategischer Ausrichtung beschäftigt. So wurde nicht nur das bisherige Stammgeschäft gestärkt, sondern mit der auf der Hauptversammlung am 06.07.2018 verkündeten Strategie 2021 auch die Voraussetzungen für die weitere Entwicklung des infas Konzerns durch internes und externes Wachstum geschaffen und durch die noch im Geschäftsjahr 2018 vollzogene Akquisition der Lutum + Tappert DV-Beratung GmbH mit der Umsetzung bereits begonnen. Vor diesem Hintergrund hat der Aufsichtsrat nicht nur die Zusammenarbeit mit dem bisherigen Alleinvorstand Menno Smid bis zum 31.12.2021 verlängert, sondern auch Herrn Alexander Mauch bis zum 31.12.2021 zum Finanzvorstand der infas Holding AG bestellt.

Der Aufsichtsrat hat in die ihm vorgelegten wesentlichen Planungs- und Abschlussunterlagen Einsicht genommen und sich von deren Richtigkeit und Angemessenheit überzeugt. Er prüfte und erörterte alle ihm unterbreiteten Berichte und Unterlagen im gebotenen Maß. Darüber hinaus war eine Einsicht in die Bücher und Schriften der Gesellschaft durch den Aufsichtsrat im Berichtsjahr nicht erforderlich.

Zusammensetzung des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat der infas Holding Aktiengesellschaft bestellt, überwacht und berät den Vorstand und ist in Entscheidungen, die von grundlegender Bedeutung für die Gesellschaft sind, unmittelbar eingebunden. Er arbeitet mit dem Vorstand vertrauensvoll und zum Wohle des Unternehmens eng zusammen. Der Aufsichtsrat der infas Holding Aktiengesellschaft umfasst drei Mitglieder. Er ist gemäß dem deutschen Aktiengesetzausschließlich mit Aktionärsvertretern besetzt. Die als Vertreter unserer Aktionäre fungierenden Mitglieder wurden im Rahmen der ordentlichen Hauptversammlung am 06.07.2018 gewählt. In der sich unmittelbar anschließenden konstituierenden Sitzung des Aufsichtsrats wurde Herr Dr. Oliver Krauß erneut zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats bestimmt. Die Amtszeit der amtierenden Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2022 beschließt.

Aufsichtsratssitzungen - Wesentliche vom Aufsichtsrat behandelte Themen

Insgesamt fanden im Berichtszeitraum fünf Sitzungen des Aufsichtsrats statt, davon zwei im ersten und drei im zweiten Kalenderhalbjahr. Darüber hinaus hat der Aufsichtsrat anlässlich von zwei weiteren Telefonkonferenzen die Angelegenheiten der Gesellschaft erörtert und weitere Entscheidungen u.a. im Zusammenhang mit den Personalangelegenheiten im schriftlichen Umlaufverfahren getroffen.

Gegenstand der Aufsichtsratssitzung am 13.03.2018 war die geschäftliche Entwicklung der Gesellschaft und u.a. die Frage des Umbruchs des Marktforschungsmarktes und die daraus für den infas Konzern zu ziehenden Schlussfolgerungen. Weiter war Gegenstand der Aufsichtsratssitzung die Strategie 2021, deren Umsetzbarkeit und die Bereitstellung der hierfür erforderlichen Personalkapazitäten.

In der Sitzung am 20.04.2018 befasste sich der Aufsichtsrat schwerpunktmäßig mit dem Jahres- und Konzernabschluss zum 31.12.2017 (jeweils nebst zusammengefasstem Lage- und Konzernlagebericht). Er befasste sich zudem intensiv mit der Vorbereitung der Hauptversammlung und dem weiteren Vorgehen im Zusammenhang mit den Möglichkeiten im Zusammenhang mit den Pensionsansprüchen eines ehemaligen Vorstandsmitglieds.

Gegenstand der Sitzung am 06.07.2018 war die Konstituierung des Aufsichtsrats nach der zuvor auf der ordentlichen Hauptversammlung stattgefundenen Wahl der Aufsichtsratsmitglieder.

Gegenstand der 4. Aufsichtsratssitzung am 02.08.2018 war wiederum schwerpunktmäßig die geschäftliche Entwicklung des Konzerns und die weiteren Veränderungen in der Marktforschung und welche Konsequenzen dies für die infas Holding AG haben könnte. Zudem wurden die vom Vorstand zwischenzeitlich ausgearbeitete Strategie zur weiteren Unternehmensentwicklung und die ersten Schritte zur Umsetzung sowie der Stand der Personalangelegenheiten besprochen.

Im Rahmen der Aufsichtsratssitzung am 07.11.2018 wurde schwerpunktmäßig die geschäftliche Entwicklung im 3. Quartal 2018 sowie erneut der Stand der Personalangelegenheiten besprochen.

An allen fünf Sitzungen des Aufsichtsrats im Geschäftsjahr 2018 nahmen der Vorstand der Gesellschaft sowie alle amtierenden Aufsichtsratsmitglieder teil. Damit hat kein Mitglied des Aufsichtsrats, das während des gesamten Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat angehörte, nur an der Hälfte (oder weniger) der Sitzungen des Aufsichtsrats im Berichtszeitraum teilgenommen. Sofern erforderlich, fasste der Aufsichtsrat Beschlüsse auch telefonisch oder im Umlaufverfahren.

Jahres- und Konzernabschluss sowie Lage- und Konzernlagebericht

Die ordentliche Hauptversammlung der infas Holding Aktiengesellschaft hat am 06.07.2018 als Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2018 die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Bonn, gewählt. Der Prüfungsauftrag wurde im Anschluss an die Wahl vom Aufsichtsratsvorsitzenden im Namen aller Aufsichtsratsmitglieder erteilt.

Der Wirtschaftsprüfer hat den vom Vorstand auf Grundlage des HGB aufgestellten Jahresabschluss und den Lagebericht sowie den nach den Vorschriften der internationalen Rechnungsstandards IFRS aufgestellten Konzernabschluss und den Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2018 geprüft und jeweils einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt. Die vorstehenden Unterlagen sowie der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und die Prüfungsberichte des Wirtschaftsprüfers wurden sämtlichen Aufsichtsratsmitgliedern rechtzeitig zur Verfügung gestellt. In der Sitzung vom 10. April 2019 berichtete der Abschlussprüfer dem Aufsichtsrat über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung und stand für weitere Fragen und Auskünfte zur Verfügung.

Nach umfassender eigener Prüfung und Diskussion des Jahres- und Konzernabschlusses, des Lageberichts und des Konzernlageberichts hat der Aufsichtsrat dem Ergebnis der Abschlussprüfung am 17.04.2019 zugestimmt und den Jahres- und Konzernabschluss gebilligt; der Jahresabschluss 2018 wurde damit gem. § 172 AktG festgestellt.

Der Aufsichtsrat hat auch den Vorschlag des Vorstands über die Verwendung des Bilanz-gewinns geprüft und sich diesem unter Berücksichtigung insbesondere des Jahresergeb-nisses, der Liquidität und der Finanzplanung der Gesellschaft angeschlossen.

Corporate Governance

Vorstand und Aufsichtsrat haben im April 2019 eine gemeinsame Erklärung nach § 161 AktG zum Deutschen Corporate Governance Kodex abgegeben, die auf der Internetseite der Gesellschaft dauerhaft zugänglich ist.

Der Aufsichtsrat bedankt sich bei Vorstand, Geschäftsführern sowie allen Mitarbeiter-innen und Mitarbeitern für ihr großes persönliches Engagement und ihre erfolgreiche Arbeit im Geschäftsjahr 2018 und spricht ihnen damit seine Anerkennung aus.

Berichte

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