Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2016

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft hiermit zu der am Donnerstag, dem 7. Juli 2016, um 11:00 Uhr im Maritim Hotel Bonn, Godesberger Allee, 53175 Bonn (Zugang über Kurt-Georg-Kiesinger-Allee 1) stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Tagesordnung

  1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses der infas Holding Aktiengesellschaft zum 31. Dezember 2015, des Lageberichts und des Konzernlageberichts des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289 Absatz 4, § 315 Absatz 4 HGB

    Die vorgenannten Unterlagen sind von der Einberufung der Hauptversammlung an auf der Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2016 abrufbar. Die Unterlagen werden in der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft zur Einsicht ausgelegt.

    Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2015 und den Konzernabschluss zum 31. Dezember 2015 in seiner Sitzung am 20. April 2016 gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Einer Feststellung des Jahresabschlusses sowie einer Billigung des Konzernabschlusses durch die Hauptversammlung gemäß § 173 AktG bedarf es daher nicht, so dass zu Tagesordnungspunkt 1 keine Beschlussfassung erfolgt.

  2. Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2015

    Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2015 allein amtierenden Mitglied des Vorstands, Herrn Menno Smid, für das Geschäftsjahr 2015 Entlastung zu erteilen.

  3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2015

    Die Entlastung der im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats soll im Wege der Einzelentlastung vorgenommen werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Beschlüsse zu fassen:

    a) Dem im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitglied des Aufsichtsrats, Herrn Dr. Oliver Krauß, wird für seine Amtszeit im Geschäftsjahr 2015 Entlastung erteilt.

    b) Dem im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitglied des Aufsichtsrats, Herrn Hans-Joachim Riesenbeck, wird für seine Amtszeit im Geschäftsjahr 2015 Entlastung erteilt.

    c) Dem im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitglied des Aufsichtsrats, Frau Susanne Heinen, wird für ihre Amtszeit im Geschäftsjahr 2015 Entlastung erteilt.

    d) Dem im Geschäftsjahr 2015 amtierenden Mitglied des Aufsichtsrats, Herrn Dr. Hans Bethge, wird für seine Amtszeit im Geschäftsjahr 2015 Entlastung erteilt.

  4. Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2016

    Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Joseph-Schumpeter-Allee 25, 53227 Bonn, zum Abschlussprüfer für den Jahresabschluss sowie den Konzernabschluss der Gesellschaft für das am 31. Dezember 2016 endende Geschäftsjahr zu wählen.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung hat die infas Holding Aktiengesellschaft 9.000.000 Stück nennwertlose Inhaberaktien ausgegeben, die 9.000.000 Stimmen gewähren.

Hinweise zur Teilnahme an der Hauptversammlung

Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 30. Juni 2016 (24:00 Uhr MESZ) bei der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse anmelden und einen von ihrem depotführenden Institut erstellten Nachweis ihres Anteilsbesitzes an diese Adresse übermitteln:

infas Holding Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Straße 180
66121 Saarbrücken
Fax-Nr.: 0681/9 26 29 29
E-Mail: jutta.blum@hvbest.de

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 16. Juni 2016 (0:00 Uhr MESZ) (sog. Nachweisstichtag) beziehen.

Die Anmeldung und der Nachweis müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 30. Juni 2016 (24:00 Uhr MESZ) unter der vorstehend genannten Adresse zugehen. Die Anmeldung und der Nachweis bedürfen der Textform (§ 126b BGB) und müssen in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein.

Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären bzw. den von ihnen benannten Bevollmächtigten von der Anmeldestelle Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig eine Eintrittskarte für die Teilnahme an der Hauptversammlung anzufordern. Eine Eintrittskarte kann alternativ beim depotführenden Institut angefordert werden; die erforderliche Anmeldung und der Nachweis des maßgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesen Fällen durch das depotführende Institut vorgenommen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen Aktien in ihrer Eigenschaft als Aktionär nicht teilnahme- oder stimmberechtigt; die Möglichkeit einer Bevollmächtigung oder Ermächtigung zur Rechtsausübung durch den Vorbesitzer, welcher die Aktien zum Nachweisstichtag gehalten hat, bleibt unberührt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Stimmrechtsvertretung

Teilnahme- und stimmberechtigte Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, auch durch ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung kann auch per E-Mail erfolgen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann unter anderem dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist oder auch durch Übermittlung des Nachweises per Post, per Fax oder per E-Mail an die nachfolgend genannte Adresse:

infas Holding Aktiengesellschaft
c/o HVBEST Event-Service GmbH
Mainzer Str. 180
66121 Saarbrücken
Fax-Nr.: 0681/9 26 29 29
E-Mail: jutta.blum@hvbest.de

Als elektronischen Übermittlungsweg bietet die Gesellschaft an, den Nachweis der Bevollmächtigung per E-Mail an die E-Mail-Adresse jutta.blum@hvbest.de zu übersenden.

Vorstehende Übermittlungswege stehen auch zur Verfügung, wenn die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erfolgen soll; ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden.

Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden, welches die Gesellschaft hierfür bereithält. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit der Eintrittskarte zugesendet.

Bei der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts oder einer von § 135 Absatz 8 AktG erfassten Aktionärsvereinigung oder Person oder eines nach § 135 Absatz 10 i.V.m. § 125 Absatz 5 AktG gleichgestellten Instituts oder Unternehmens sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127 und § 131 Absatz 1 AktG

Anträge auf Tagesordnungsergänzung nach § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den 20. Teil (5 Prozent) des Grundkapitals (dies entspricht 450.000 Stückaktien) oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 500.000 (dies entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Geht das Ergänzungsverlangen der Gesellschaft vor dem 1. Juni 2016 zu, haben die das Verlangen stellenden Aktionäre gemäß § 26h Absatz 4 Satz 2 EGAktG, § 122 Absatz 2 Satz 1, Absatz 1 Satz 3 AktG in der bis zum 30. Dezember 2015 geltenden Fassung i. V. m. § 142 Absatz 2 Satz 2 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens drei Monaten vor dem Tag der Hauptversammlung (also mindestens seit dem 7. April 2016 (0:00 Uhr MESZ) Inhaber der Aktien sind. Geht das Ergänzungsverlangen der Gesellschaft am oder nach dem 1. Juni 2016 zu, haben die das Verlangen stellenden Aktionäre gemäß § 26h Absatz 4 Satz 1 EGAktG, § 122 Absatz 2 Satz 1, Absatz 1 Satz 3, 4 AktG in der ab dem 31. Dezember 2015 geltenden Fassung (BGBl. I S. 2565) nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Ergänzungsverlangen halten.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand (infas Holding Aktiengesellschaft, Vorstand, Friedrich-Wilhelm-Straße 18, 53113 Bonn) zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 6. Juni 2016 (24:00 Uhr MESZ), zugehen.

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht und gemäß § 121 Absatz 4a AktG solchen Medien zur Veröffentlichung zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem über die Internetadresse der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2016 den Aktionären zugänglich gemacht.

Gegenanträge gemäß § 126 Absatz 1 AktG

Jeder Aktionär ist berechtigt, in der Hauptversammlung Gegenanträge zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und Aufsichtsrat zu den Punkten der Tagesordnung zu stellen. Gegenanträge, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also spätestens bis zum 22. Juni 2016 (24:00 Uhr MESZ), mit einer Begründung zugegangen sind, werden einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2016 zugänglich gemacht:

infas Holding Aktiengesellschaft
z.Hd. Frau Ariane Mahn-Elske
Friedrich-Wilhelm-Straße 18
53113 Bonn
Fax-Nr. 0228/31 00 71
E-Mail: info@infas-holding.de

Anderweitig adressierte Gegenanträge werden nicht berücksichtigt.

In § 126 Absatz 2 AktG nennt das Gesetz Gründe, bei deren Vorliegen ein Gegenantrag und dessen Begründung nicht zugänglich gemacht werden müssen. Diese sind auf der Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2016 angegeben.

Gegenanträge sind nur dann gestellt, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich gestellt werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.

Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG

Jeder Aktionär ist berechtigt, in der Hauptversammlung Wahlvorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers zu machen. Wahlvorschläge von Aktionären, die der Gesellschaft unter der nachstehend angegebenen Adresse mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum 22. Juni 2016 (24.00 Uhr MESZ), zugegangen sind, werden unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2016 zugänglich gemacht:

infas Holding Aktiengesellschaft
z.Hd. Frau Ariane Mahn-Elske
Friedrich-Wilhelm-Straße 18
53113 Bonn
Fax-Nr. 0228/31 00 71
E-Mail: info@infas-holding.de

Anderweitig adressierte Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Wahlvorschläge von Aktionären müssen nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person, bei juristischen Personen als Abschlussprüfer die Firma und den Sitz enthalten (vgl. § 127 Satz 3 i.V.m. § 124 Absatz 3 AktG). Wahlvorschläge müssen nicht begründet werden. Nach § 127 Satz 1 in Verbindung mit § 126 Absatz 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht über die Internetseite zugänglich gemacht werden müssen. Diese sind auf der Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2016 angegeben.

Auch Wahlvorschläge sind nur dann gemacht, wenn sie während der Hauptversammlung mündlich unterbreitet werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Wahlvorschläge auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.

Auskunftsrechte nach § 131 Absatz 1 AktG

In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär und Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Unter bestimmten, in § 131 Absatz 3 AktG näher ausgeführten, Voraussetzungen darf der Vorstand die Auskunft verweigern. Eine ausführliche Darstellung der Voraussetzungen, unter denen der Vorstand die Auskunft verweigern darf, findet sich auf der Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2016.

Weitere Einzelheiten zu den Rechten der Aktionäre gemäß § 122 Absatz 2, § 126 Absatz 1, § 127 und § 131 Absatz 1 AktG sind auf der Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2016 abrufbar.

Hinweis auf die Internetseite der Gesellschaft

Die Informationen nach § 124a AktG zur Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft www.infas-holding.de/hv2016. Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse veröffentlicht.

Bonn, im Mai 2016,
infas Holding Aktiengesellschaft
- Der Vorstand -

Einladungen

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