Die infas Holding AG verpflichtet sich, verantwortungsvoll mit persönlichen Daten umzugehen, die Privatsphäre der Besucher der Website zu schützen und deren Daten ausschließlich nach den Maßgaben des einschlägigen Datenschutzrechts und dieser Datenschutzerklärung zu verwenden.
Die Mitarbeiter der infas Holding AG werden auf das Datengeheimnis verpflichtet. Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind das jeweils geltende europäische und deutsche Datenschutzrecht sowie das Telemediengesetz (TMG). Im Rahmen der Herstellung und Erhaltung der Verbindung via Internet zwischen abrufendem Rechner des Besuchers und angefragtem Rechner von infas werden folgende Daten gespeichert: Zeitpunkt des Serverabrufs, IP-Adresse, Browsertyp, abgerufene Domain und, bei Aufruf der Website über einen Link, auch die Herkunft. Diese Daten werden nur zum Zweck der statistischen Auswertung gesammelt und binnen drei Monaten gelöscht. Ein Rückschluss auf die Person eines Besuchers findet nicht statt. infas sichert seine Website und sonstigen Systeme und Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust und Zerstörung sowie gegen Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen. Website-Besucher haben ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht dem entgegensteht. Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.
Im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) möchten wir mit den nachfolgenden Hinweisen über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionärinnen und Aktionären und Aktionärsvertretenden sowie Gästen der Hauptversammlung durch die infas Holding Aktiengesellschaft und die ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.
Die infas Holding Aktiengesellschaft verarbeitet als verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO personenbezogene Daten (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, der Aktionärin bzw. dem Aktionär vom Letztintermediär verliehene eindeutige Kennung, Nummer der Eintrittskarte, Vorname und Anschrift der von der jeweiligen Aktionärin bzw. dem jeweiligen Aktionär benannten Aktionärsvertretenden oder der von der Aktionärin bzw. dem Aktionär benannten dritten Person und dessen vom Letztintermediär verliehene eindeutige Kennung, sowie ein ggf. erhobener Widerspruch) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionärinnen und Aktionären und Aktionärsvertretenden die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die infas Holding Aktiengesellschaft wird vertreten durch die Mitglieder ihres Vorstands, Herrn Menno Smid und Frau Dr. Isabell Nehmeyer-Srocke; Sie erreichen uns telefonisch unter 0228 33 60 72 39 oder per E-Mail unter info@infas-holding.de.
Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionärinnen und Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben wurden, übermittelt die depotführende Bank oder der jeweilige Letztintermediär deren personenbezogene Daten an die infas Holding Aktiengesellschaft. Die der Aktionärin bzw. dem Aktionär zugeteilte Eintrittskartennummer, werden der Gesellschaft von dem von ihr mit der Durchführung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleistungsunternehmen mitgeteilt. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionärinnen und Aktionäre und Aktionärsvertretenden erfolgt ausschließlich für die Abwicklung der Teilnahme an der Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maß. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. (c) DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 1 AktG. Die infas Holding Aktiengesellschaft speichert diese personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für den vorgenannten Zweck erforderlich ist beziehungsweise, soweit die Gesellschaft aufgrund von gesetzlichen Vorgaben berechtigt beziehungsweise verpflichtet ist, personenbezogene Daten zu speichern. Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahren. Ist eine Aktionärin bzw. ein Aktionär nicht mehr Aktionärin bzw. Aktionär der Gesellschaft, wird die Gesellschaft deren bzw. dessen personenbezogene Daten auf der Grundlage von § 67e Abs. 2 Satz 1 AktG sowie vorbehaltlich anderer gesetzlicher Regelungen nur noch für höchstens zwölf Monate speichern. Eine längere Speicherung durch die infas Holding Aktiengesellschaft ist zudem zulässig, solange dies für Rechtsverfahren erforderlich ist; Rechtsgrundlage ist insofern § 67e Abs. 2 Satz 2 AktG gegebenenfalls in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO.
Die Dienstleistungsunternehmen der infas Holding Aktiengesellschaft, welche zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von der infas Holding Aktiengesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der infas Holding Aktiengesellschaft.
Im Übrigen werden die personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften Aktionärinnen und Aktionären und Aktionärsvertretenden sowie Dritten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt. Insbesondere werden Aktionärinnen und Aktionäre und Aktionärsvertretende, die an der Hauptversammlung teilnehmen, unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienzahl und der Besitzart in das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG aufzustellende Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung eingetragen. Diese Daten können von anderen Aktionärinnen und Aktionären und Hauptversammlungsteilnehmenden während der Hauptversammlung und von Aktionärinnen und Aktionären bis zu zwei Jahre danach gemäß § 129 Abs. 4 AktG eingesehen werden. Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionärinnen und Aktionären wird auf die obigen Erläuterungen verwiesen.
Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten können die Aktionärinnen und Aktionäre und Aktionärsvertretenden von der infas Holding Aktiengesellschaft gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über ihre personenbezogenen Daten, gemäß Art. 16 DSGVO die Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und gemäß Art. 20 DSGVO die Übertragung bestimmter personenbezogener Daten auf sie oder eine von ihnen benannte dritte Person (Recht auf Datenübertragbarkeit) verlangen.
Aktionärinnen und Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Die betreffenden personenbezogenen Daten werden dann nicht mehr von der Verantwortlichen verarbeitet, es sei denn, diese kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der jeweiligen Aktionärin bzw. des jeweiligen Aktionärs oder der Bevollmächtigten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Diese Rechte können die Aktionärinnen und Aktionäre und Aktionärsvertretende gegenüber der infas Holding Aktiengesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse info@infas-holding.de oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: infas Holding Aktiengesellschaft, Kurt-Schumacher-Str. 24, 53113 Bonn.
Zudem steht den Aktionärinnen und Aktionären und Aktionärsvertretenden gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde entweder des (Bundes ) Landes, in dem sie ihren Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort haben, oder des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen, in dem die infas Holding Aktiengesellschaft ihren Sitz hat, zu.